Ուղարկեք ծառայության համար հարցում, և մենք մոտակա ժամանակ կկապնվենք ձեզ հետ և կպատասխանենք ձեր հետաքրքրող բոլոր հարցերին։
Տարատեսակ սկաներները, այդ թվում լայնաֆորմատ և պլանետար, թույլ են տալիս Ձեր ցանկացած չափսի և ցանկացած տեսքի փաստաթուղթ (առանձին փաստաթղթեր, գրքեր, գծագրեր, կարած թղթեր, գործեր և նույնիսկ հնամաշ ձեռագրեր) թվայնացնել:
OSG-ի սուրհանդակները ցանկացած գրասենյակից օպերատիվորեն կընդունեն փաստաթղթերը և կհասցնեն փաստաթղթերի սկանավորման կենտրոններ: Դուք կարող եք կատարել ինչպես միանվագ պատվերներ, այնպես էլ կազմել Ձեզ հարմար ժամանակացույց` փաստաթղթերը Ձեր ընկերության բոլոր գրասենյակներից սկանավորման փոխանցելու համար:
Մենք պատրաստում ենք Ձեր փաստաթղթերը սկանավորման. հանում ենք ամրակները և քանդում ենք ասեղները, փաստաթղթերից ձևավորում ենք գործեր և դասավորում ենք հատուկ կարգով, որպեսզի Դուք միանգամից տեսնեք ամբողջ անհրաժեշտ տեղեկատվությունը:
Փաստաթղթերի թվայնացման առավելությունները
Ընկերության բիզնես գործընթացների օպտիմալացման կարևոր քայլերից է փաստաթղթերի սկանավորումը: Միայն կարգավորելով արխիվը և ստեղծելով փաստաթղթերին հասանելիության հարմար համակարգ` կարելի է ապահովել ընկերության արդյունավետ և հաջող աշխատանք:
Համաձայն վիճակագրության` փաստաթղթերի արխիվի սկանավորումը թույլ է տալիս կրճատել աշխատակազմի աշխատավարձը միջինը 35%-ով: Աշխատակիցներն այլևս չեն զբաղվում փաստաթղթերի որոնման և պահպանման ոչ պրոֆիլային գործունեությամբ և ավելի որակով են կատարում սեփական աշխատանքային պարտականությունները:
Արխիվների սկանավորման երկրորդ էական առավելությունը գրասենյակային տարածքի օգտակար մակերեսի տնտեսումն է: Թվայնացված փաստաթուղթը միշտ հասանելի է էլեկտրոնային տեսքով և այդպիսով կարելի է ազատել գրասենյակը. այլևս կարիք չկա պահպանել փաստաթղթերի բնօրինակները:
Փաստաթղթերի սկանավորումը թույլ է տալիս տեղեկատվության հետ աշխատելիս նաև էականորեն բարձրացնել տեղեկատվության գաղտնիության մակարդակը: Թվայնացված փաստաթուղթը, տեղադրվելով էլեկտրոնային արխիվ, կարող է աշխատանքի համար հասանելի լինել միայն այն աշխատակիցներին, ովքեր ունեն դրան գրանցված հասանելիություն: Մինչ այդ, փաստաթղթի բնօրինակն ապահով պահպանվում է OSG Արխիվային պահոցում:
Փաստաթղթի սկանավորված պատկերների հետ աշխատանքն ապահովում է տեղեկատվությանը հարմար հասանելիություն` այդպիսով թույլ տալով ավելի արդյունավետ կազմակերպել փաստաթղթերի հետ աշխատանքը: Փաստաթուղթը միշտ հասանելի է և կարող է ցանկացած պահի հեշտությամբ ներբեռնվել:
Սկանավորումը կատարվում է OSG-ի` փաստաթղթերի սկանավորման մասնագիտացված կենտրոններում: Մինչ սկանավորելը փաստաթուղթն անհրաժեշտ է հասցնել սկանավորման վայր: OSG-ն ունի փաստաթղթերի առաքման սեփական սուրհանդակային ծառայությունը և ապահովում է Ձեզ համար ծառայությունների ամբողջ ծավալը` փաստաթղթերի կոմպլեկտավորումից և տեղափոխումից մինչև e-Արխիվի ստեղծում և փաստաթղթերի արխիվային պահպանում:
Տեղեկատվության գաղտնիության ապահովում
Կարևոր է. Արխիվային փաստաթղթերի սկանավորման ողջ գործընթացն իրականացվում է գաղտնիության բարձագույն չափանիշների պահպանմամբ: Սկանավորման բերված տեղեկատվությունը պաշտպանված է կողմնակի աչքերից:
Գաղտնիության պահպանման մեթոդները
- Փաստաթղթերի սկանավորման համար պրոֆեսիոնալ սարքավորումների օգտագործում:
- Տեսահսկման համակարգի կիրառում
- Տեղեկատվության գաղտնիության համաձայնագրի պատասխանատու պահպանում
Աշխատանքային փորձը ցույց է տալիս. փաստաթղթերի սկանավորումն ընկերության արխիվը դարձնում է թանկարժեք ակտիվի` բիզնեսի բոլոր ոլորտներում: Սակայն կան ոլորտներ, որտեղ փաստաթղթերի սկանավորումն ու ճանաչումն ավելի պահանջված են:
Այդ ոլորտներն են
- Բանկային ոլորտ
- Մանրածախ առևտուր
- Ապահովագրական ընկերություններ
- Խորհրդատվական ընկերություններ
- Իրավաբանական ընկերություններ
Պատասխանատու և համակարգված մոտեցում է պահանջվում մեծածավալ արխիվային փաստաթղթերի սկանավորման ժամանակ: Ինչքան ավելի շատ փաստաթուղթ է հարկավոր լինում թվայնացնել, այնքան ավելի բարդ է փաստաթղթերը սկանավորման պատրաստելը: OSG-ի հիանալի լուծումների համալիրի միջոցով ցանկացած ծավալի արխիվային փաստաթղթերի սկանավորումը կատարվում է արագ և որակով:
Որպեսզի փաստաթղթերի սկանավորումը և ճանաչումը կատարվի առավելագույնս արդյունավետ, OSG-ի մասնագետները փաստաթղթերը կնախապատրաստեն սկանավորման:
Փաստաթղթերի սկանավորման այս փուլում լուծվում է երկու հիմնական խնդիր
- Փաստաթղթերի տեխնիկական մշակում
- Փաստաթղթերի համակարգում
Փաստաթղթերի տեխնիկական մշակման փուլ
Իր մեջ ներառում է սկանավորման համար թղթային կրիչների ֆիզիկական նախապատրաստման գործողությունների համալիր: Դա կախված է.
- սկանավորման ուղարկվող փաստաթղթերի տեսակից և վիճակից
- սկանավորման առջև դրված խնդիրներից
կատարվում է փաստաթղթերի տեխնիկական մշակում: Այս փուլը կարևոր է նրա համար, որպեսզի սկանավորման հետագա գործընթացը լինի առավելագույնս ավտոմատացված:
Փաստաթղթերի թվայնացման այդ փուլում դրանցից հանվում են մետաղական տարրերը, որոնք կարող են խանգարել սկանավորման գործընթացին:
Տեղեկատվության համակարգման փուլ
Աշխատանքների այս փուլում սկանավորման ժամանակ կատարվում է իմաստային վերլուծություն: Կախված նրանից, թե սկանավորման հատկապես որ ծառայություններն են պատվիրված , մասնագետներն իրականացնում են տվյալների տեսակավորման և համակարգման կոմպլեքս աշխատանքներ:
Կարող է իրականացվել սկանավորման ենթակա փաստաթղթերի առանձնացում: Եթե արխիվի ամբողջ ծավալից հարկավոր է սկանավորել միայն որոշակի տեսակի փաստաթղթեր, OSG-ի մասնագետները կկատարեն այդ տեսակավորումը: Այսպիսով, կսկանավորվի միայն այն տեղեկատվությունը, որն իրականում անհրաժեշտ է փոխակերպել էլեկտրոնային տեսքի:
Արխիվային փաստաթղթերի սկանավորման այս փուլում իրականացվում է փաստաթղթերի տեսակավորում` հաշվի առնելով
- խրոնոլոգիական հերթականությունը
- փաստաթղթի տեսակը
- արտաքին տեսքը և վիճակը:
Համակարգման փուլն անչափ կարևոր է փաստաթղթերի հետագա ինդեքսավորմանը պատրաստման համար: Սկանավորված փաստաթղթերին հասանելիության հարմարությունը կախված է նրանից, թե ինչ մանրակրկտությամբ են կատարվել աշխատանքները տվյալների տեսակավորման փուլում:
Ժամանակակից տեխնիկայի հնարավորությունները թույլ են տալիս կատարել փաստաթղթերի սկանավորումն առցանց: Սակայն եթե խոսում ենք մեծ ընկերությունների ամբողջական արխիվի սկանավորման մասին, ապա, անշուշտ, այդպիսի սկանավորումը պետք է կատարվի մասնագիտացված աութսորսինգային ընկերության`OSG Records Management-ի կողմից: Այդպիսի մեթոդը թույլ է տալիս օպտիմալացնել փաստաթղթերի սկանավորումը և որակավորված կատարման դեպքում թղթային փաստաթղթերը վերածում է ինտելեկտուալ էլեկտրոնային արխիվի:
Երբ ընտրեք, թե որտեղ կատարեք փաստաթղթերի սկանավորումը, հարկավոր է հիշել, որ սկանավորման գործընթացը կոմպլեքս լուծումների համալիրի մի մասն է միայն, որը հարկավոր է իրականացնել փաստաթղթաշրջանառության լիարժեք մշակման համար:
- Որոշեք սկանավորման նպատակները: Ասացեք մեզ, թե ինչ նպատակով եք պլանավորում կիրառել e-Արխիվը` փաստաթղթերի էլեկտրոնային արխիվը, և մենք Ձեզ կտրամադրենք խորհրդատվություն, թե ինչպես ավելի լավ է սկանավորել Ձեր ընկերության փաստաթղթերը` առանձին-առանձին, թե փաթեթի մեջ կոմպլեկտավորված, և ինչպիսի փաստաթղթեր են անհրաժեշտ միավորել մեկ գործի մեջ` հետագա աշխատանքի հարմարավետության համար:
- Որոշեք ծավալը: Որոշեք, թե որ փաստաթղթերի հետ եք ցանկանում աշխատել ցանկացած վայրից և փոխանցեք դրանք OSG` սկանավորման: Մենք դրանք կթվայնացնենք և' ընկերության արդեն ձևավորված արխիվը, և' նոր հայտնվող փաստաթղթերը: Միայն նշեք փաստաթղթերի առաքման ժամանակացույցը Ձեր ցանկացած գրասենյակից OSG-ի սկանավորման կենտրոններ:
- Փաստաթղթերի սկանավորում Արխիվից: Եթե դուք պահպանում եք թղթային արխիվները OSG-ի` փաստաթղթերի պահպանման կենտրոններում, պատվիրեք փաստաթղթերի սկանավորման ծառայությունը i-Արխիվի միջոցով: Նշեք արկղերի շտրիխ կոդերի համարները և մենք կտեղափոխենք դրանք պահոցից սկանավորման կենտրոն: Արդեն մեկ օր անց Դուք կկարողանաք սկսել աշխատել փաստաթղթերի հետ Ձեր e-Արխիվում: Փաստաթղթերի դուրսբերում և առաքում:
- Ինդեքսավորում: Որպեսզի Դուք կարողանաք ավելի արագ օգտվել e-Արխիվի բոլոր առավելություններից, մենք ինդեքսավորում ենք սկանավորված փաստաթղթերի նույնականացման դաշտերը` կիրառելով տվյալների ճանաչման ավտոմատ համակարգ(OCR): OCR-ի կիրառումը մեզ թույլ է տալիս արագորեն կարդալ և վերծանել տեղեկատվությունը սկանավորված փաստաթղթից, որպեսզի Դուք ավելի արագ կարողանաք սկսել օգտագործել e-Արխիվի առավելությունները:
- Սկանավորված փաստաթղթերին հասանելիություն: Սկանավորումից և ինդեքդսավորումից անմիջապես հետո մենք ներբեռնում ենք փաստաթղթերը e-Արխիվի մեջ և Դուք անմիջապես կարողանում եք տեսնել այն, խմբագրել, տպել, ուղարկել կոլեգաներին և օգտագործել e-Արխիվի բոլոր գործառույթները: e-Արխիվ
- Բնօրինակ փաստաթղթերի փոխանցում Արխիվ: Սկանավորումից հետո բնօրինակ թղթային փաստաթղթերը մենք տեղափոխում ենք OSG-ի արխիվներ` պրոֆեսիոնալ արխիվային պահոցներում փաստաթղթերի պահպանման համար: Պահոցներում ստեղծված են տեղեկատվության ցանկացած կրիչների համար ապահով և անվտանգ օպտիմալ պայմաններ: OSG-ում փաստաթղթերի պահպանման կենտրոններ:
