Փաստաթղթերի արխիվային պահպանում

Փաստաթղթերի արխիվային պահպանում

Տարատեսակ նորմատիվ ակտերն ու կորպորատիվ գործընթացները ենթադրում են բազմաթիվ թղթային փաստաթղթերի, օրինակ` պայմանագրերի, անձնական գործերի, ֆինանսական թղթերի պարտադիր երկարատև պահպանում արխիվներում:

Ընկերությունններում փաստաթղթերի պահպանման հարցում ամենատարածված խնդիրները հաշվապահական հաշվառման և կադրերի փաստաթղթերի պահպանման խնդիրներն են:

Հաշվապահական փաստաթղթերի, հարկային հաշվետությունների փաստաթղթերի, այդ թվում` դրամային փաստաթղթերի (բեռնագրեր, հաշիվ ապրանքագրեր, ակտեր, դրամարկղային փաստաթղթեր, խիստ հաշվառման փաստաթղթեր, այն է` սկզբնական փաստաթղթեր) պահպանման կանոնները կարգավորվում են ՀՀ օրենսդրությամբ: Բացի այդ, գալիս է մի պահ, երբ պահպանվող փաստաթղթերի քանակը շոշափելի խնդիր է դառնում բազմաթիվ պետական և կոմերցիոն ընկերությունների, ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների համար: Անմիջապես ընկերության գրասենյակի տարածքում փաստաթղթերի երկարատև պահպանումը միտում ունի դանդաղեցնել փաստաթղթերի շարժի արագությունը և ընդհանրապես աշխատանքի արդյունավետությունը` չհաշված արխիվի պահպանման ծախսերի մեծացումը:

Մինչ վերջերս կազմակերպությունների և ընկերությունների մեծ մասը նմանատիպ իրավիճակներում ստիպված էր լինում թանկարժեք գրասենյակային տարածքից արխիվի համար հատված առանձնացնել, ինչպես նաև ինքնուրույն հոգ տանել արխիվի ամբողջականության պահպանման մասին, անձնակազմին ուսուցանել փաստաթղթերի պահպանմանը նախապատրաստելու ունակություններին: Փաստաթղթերի պահպանման ոչ կատարյալ պայմանները, հնացած տեխնոլոգիաները և կադրերի հոսունությունը դանդաղեցնում են փաստաթղթերի որոնման արագությունը և պատճառ են դառնում փաստաթղթերի կորստի: OSG-ն առաջարկում է ժամանակակից այլընտրանքային լուծումներ, որոնք թույլ են տալիս կրճատել ծախսերը և բարձրացնել արդյունավետությունը. խոսքը փաստաթղթերի արխիվային պահպանման կազմակերպման մասին է:

Փաստաթղթերի պահպանման ծառայությունը, այսինքն` մասնագիտացված արխիվային համալիրներում փաստաթղթերի բազմաթիվ տեսակների ժամկետների և պահպանման այլ պայմանների մշտական հսկողությամբ փաստաթղթերի դեպոզիտար պահպանման կազմակերպումը, խոշոր ընկերությունների և մեծ փաստաթղթաշրջանառություն ունեցող կազմակերպությունների համար թանկարժեք սեփական արխիվի պահպանման խնդիրների լուծման ժամանակակից այլընտրանքն է:

Փաստաթղթերի պահպանումն արխիվում

Չնայած թվացյալ դժվարությանը ` փաստաթղթերն արխիվային պահպանման պատրաստելը և փաստաթղթերն արխիվ հանձնելը կատարվում են համեմատաբար արագ: OSG-ն կփաթեթավորի Ձեր փաստաթղթերը պահպանման համար հատուկ նախատեսված արկղերում, կտեղափոխի դրանք և կտեղավորի դրանք սեփական արխիվային պահոցներում` փաստաթղթերի պահպանման համար պրոֆեսիոնալ կահավորված տարածքում:

Բացի ապահովությունից և գաղտնիությունից, փաստաթղթերի արտագրասենյակային պահպանումն օժտված է մի շարք օգտակար հատկություններով: Դուք կարող եք ցանկացած պահի պատվիրել փաստաթղթի սկան օրինակը, եթե փաստաթղթերի սկանավորումը նախկինում չի կատարվել e-Արխիվի ծառայությանը համապատասխան, պատվիրել բնօրինակի առաքումը, իսկ օրենսդրությամբ սահմանված փաստաթղթերի արխիվային պահպանման ժամկետի ավարտից հետո`փաստաթղթերի գաղտնի ոչնչացում:

OSG-ի i-Արխիվը բարձրացնում է փաստաթղթերի պահպանման և դրանց կառավարման գործընթացը նոր մակարդակի` փոխանցելով Ձեր ամբողջ արխիվի փաստաթղթերի արխիվային պահպանման կազմակերպումը OSG-ի մասնագետներին: Յուրաքանչյուր փաստաթղթի մասին տեղեկատվությունը փոխանցվում է Ձեր նոր` տվյալների առցանց բազա: Դուք կարող եք պատվիրել ցանկացած փաստաթղթի սկանավորում և ստանալ դա համացանցով կամ պատվիրել բնօրինակի առաքում OSG սուրհանդակի միջոցով:

OSG-ն աշխատում է Ռուսաստանում, Ուկրաինայում, Ղազախստանում, Բելառուսում և Հայաստանում: Մեր մասնագետները խորհրդատվություն կտրամադրեն փաստաթղթերի և գործերի արխիվային հարցերում, ձեռնարկությունում կամ ընկերության ներսում արխիվային փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպման խնդիրներում:

e-Արխիվը նախատեսում է ոչ միայն արխիվի բոլոր փաստաթղթերի պահպանում, այլև Ձեր ամբողջ թղթային արխիվի փաստաթղթերի սկանավորում (թվայնացում): Արդյունքում Դուք ունենում եք ամբողջությամբ թվայնացած արխիվ, իսկ Ձեր թղթային փաստաթղթերն ապահով պահպանվում են OSG պրոֆեսիոնալ արխիվային պահոցներում: Պատկերացրեք ժամանակակից գրասենյակ` առանց ավելորդ թղթերի: Ավելին, Դուք կունենաք շուրջօրյա հասանելիություն բոլոր սկանավորված փաստաթղթերի ֆայլերին որտեղ էլ Դուք լինեք: Էլեկտրոնային տեսքով փաստաթղթերի պահպանումը հարստացնում է Ձեր գործիքակազմը փաստաթղթերը հանգուցային բառերով կամ ատրիբուտներով արագ որոնման անփոխարինելի գործառույթով:

Փաստաթղթերի նախապատրաստումն արխիվային պահպանման

Փաստաթղթերն արխիվային պահպանման հանձնելուն նախապատրաստելն իրականացվում է որակավորված մասնագետների կողմից, ովքեր հստակ հասկանում են դրված խնդիրների կարևորությունը և լրջությունը:

Գրասենյակից դուրս փաստաթղթերի արխիվային պահպանումն ունի բազմաթիվ առավելություններ`սկսած ամենատարրական` գրասենյակային տարածքի խնայումից վերջացրած արխիվն ինքնուրույն պահպանելու վրա ծախսվող ֆինանսական ռեսուրսների տնտեսումով:

Ինչպես է կազմակերպված փաստաթղթերի արխիվային պահպանումն OSG-ում

1. Մուտք i-Արխիվինմ: Պայմանագիր կնքելուց անմիջապես հետո Ձեզ կտրամադրվի i-Արխիվ մուտքի հասանելիություն: Ձեր ընկերության պատասխանատու աշխատակիցները կստանան այդ համակարգին անհատականացված հասանելիություն: i-Արխիվի միջոցով Դուք ձևակերպում եք փաստաթղթերն արտագրասենյակային պահպանման հանձնելը, պատվիրում եք փաստաթղթերի սկան պատճեները կամ փաստաթղթերի բնօրինակների առաքումը Ձեր գրասենյակ: Այս համակարգի միջոցով կարելի է նաև պատվիրել փաստաթղթերի արխիվային մշակում, e-Արխիվի ստեղծում և այլ ծառայություններ:
2. Պահպանման ապահովում: Ձեր փաստաթղթերը պահպանվում են OSG հսկայական արխիվային պահոցներում` բազմահազար այլ փաստաթղթերի հետ միասին: Փաստաթղթերը տեղավորված են հատուկ արխիվային արկղերում, որոնք բացարձակապես նման են և անանուն: OSG արխիվային արկղերը պատրաստված են բարձորակ գոֆրե ստվարաթղթից, դիմանում են մեծ ճնշումների և տեղավորում են մինչև 2500 փաստաթուղթ: Արկղի կառուցվածքը պաշտպանում է փաստաթուղթն արտաքին վնասումից: OSG պահպանման կենտրոններ
3. Փաստաթղթերի տեղափոխում Արխիվ: Փաստաթղթերն ստանալու պահին մեր սուրհանդակները յուրաքանչյուր արկղի վրա փակցնում են յուրահատուկ շտրիխ կոդ: Շտրիխ կոդերն սկանավորվում են փաստաթղթերի տեղաշարժի ամեն մի փուլում` փաստաթղթերն OSG աշխատակիցներին հանձնելիս, պահոց առաքելիս, փաստաթղթերն արխիվային մշակման հանձնելիս կամ սկանավորման և ստելաժների վրա տեղավորելիս: Այսպիսով, յուրաքանչյուր պահի Դուք հստակ գիտեք, թե որտեղ են Ձեր փաստաթղթերը:
4. Ստելաժների վրա տեղավորում: Պահոց փաստաթուղթ ստանալիս անանուն շտրիխկոդավորված արկղերը մենք տեղավորում ենք արխիվային ստելաժների վրա: Արկղերը տեղաբաշխվում են արխիվի տարբեր ստելաժների վրա` առանց ըստ հաճախորդների խմբավորելու: Յուրաքանչյուր արկղ գտնվում է որոշակի վայրում, մենք միշտ գիտենք, թե որտեղ է կոնկրետ գտնվում արկղը կամ փաստաթուղթը, որը Դուք պատվիրել եք առաքման, սկանավորման, արխիվային մշակման կամ գաղտնի ոչնչացման::
5. Անհրաժեշտ փաստաթղթի ստացում: Արխիվի միջոցով ցանկացած պահի կարող եք պատվիրել Ձեզ անհրաժեշտ փաստաթղթի սկան կրկնօրինակը կամ բնօրինակի առաքումը գրասենյակ: Փաստաթղթի սկան պատկերը կամ բնօրինակը Դուք կստանաք պատվերի կատարման նույն կամ հաջորդ օրը: Ձեր պատվերով որակավորված մասնագետները կարող են կատարել փաստաթղթերի արխիվային մշակում, փորձաքննությամբ արժեքավորում, արխիվային ցուցակագրում: OSG-ի մասնագետները նաև կարող են թվայնացնել Ձեր փաստաթղթերը: Կառավարել փաստաթղթերը i-Արխիվի միջոցով հեշտ է:
6. Գաղտնի ոչնչացում: Մենք կօգնենք Ձեզ որոշել Ձեր փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները` կատարելով փաստաթղթերի փորձագիտությամբ արժեքավորում, ինչից հետո դրանք կարելի է ոչնչացնել: Պահպանման ժամկետի ավարտից հետո, ըստ Ձեր ցանկության, փաստաթղթերը միմանգամից կուղարկվեն կամ գաղտնի ոչնչացման, կամ մենք կշարունակենք դրանք պահպանել: Ձեր տվյալները պաշտպանված են փաստաթղթի ամբողջ կենսափուլի ընթացքում:

Փաստաթղթերի արխիվային պահպանման ծառայության օգտակար հղումներ

OSG կայքը հնարավորություն է տալիս այցելուներին մանրամասն ուսումնասիրել տեղեկատվության և փաստաթղթերի կառավարման հարցերը: Օգտագործեք հղումները և այցելեք մեր` Ձեռանարկներ և ուղեցույցեր ենթաբաժինը:

• Դիմեք ՕՍԳ-ի մասնագետին խորհրդատվության համար

Այցելեք կարգավորումներ բաժինը >>