Փաստաթղթերի սկանավորում

Փաստաթղթերի թվայնացման առավելությունները

Համաձայն վիճակագրության` փաստաթղթերի արխիվի սկանավորումը թույլ է տալիս կրճատել աշխատակազմի աշխատավարձը միջինը 35%-ով: Աշխատակիցներն այլևս չեն զբաղվում փաստաթղթերի որոնման և պահպանման ոչ պրոֆիլային գործունեությամբ և ավելի որակով են կատարում սեփական աշխատանքային պարտականությունները:

Արխիվների սկանավորման երկրորդ էական առավելությունը գրասենյակային տարածքի օգտակար մակերեսի տնտեսումն է: Թվայնացված փաստաթուղթը միշտ հասանելի է էլեկտրոնային տեսքով և այդպիսով կարելի է ազատել գրասենյակը. այլևս կարիք չկա պահպանել փաստաթղթերի բնօրինակները:

Փաստաթղթերի սկանավորումը թույլ է տալիս տեղեկատվության հետ աշխատելիս նաև էականորեն բարձրացնել տեղեկատվության գաղտնիության մակարդակը: Թվայնացված փաստաթուղթը, տեղադրվելով էլեկտրոնային արխիվ, կարող է աշխատանքի համար հասանելի լինել միայն այն աշխատակիցներին, ովքեր ունեն դրան գրանցված հասանելիություն: Մինչ այդ, փաստաթղթի բնօրինակն ապահով պահպանվում է OSG Արխիվային պահոցում:

Փաստաթղթի սկանավորված պատկերների հետ աշխատանքն ապահովում է տեղեկատվությանը հարմար հասանելիություն` այդպիսով թույլ տալով ավելի արդյունավետ կազմակերպել փաստաթղթերի հետ աշխատանքը: Փաստաթուղթը միշտ հասանելի է և կարող է ցանկացած պահի հեշտությամբ ներբեռնվել:

Տեղեկատվության գաղտնիության ապահովում

Կարևոր է. Արխիվային փաստաթղթերի սկանավորման ողջ գործընթացն իրականացվում է գաղտնիության բարձագույն չափանիշների պահպանմամբ: Սկանավորման բերված տեղեկատվությունը պաշտպանված է կողմնակի աչքերից:

Գաղտնիության պահպանման մեթոդները

• Փաստաթղթերի սկանավորման համար պրոֆեսիոնալ սարքավորումների օգտագործում:
• Տեսահսկման համակարգի կիրառում
• Տեղեկատվության գաղտնիության համաձայնագրի պատասխանատու պահպանում

Աշխատանքային փորձը ցույց է տալիս. փաստաթղթերի սկանավորումն ընկերության արխիվը դարձնում է թանկարժեք ակտիվի` բիզնեսի բոլոր ոլորտներում: Սակայն կան ոլորտներ, որտեղ փաստաթղթերի սկանավորումն ու ճանաչումն ավելի պահանջված են:

Այդ ոլորտներն են

• Բանկային ոլորտ
• Մանրածախ առևտուր
• Ապահովագրական ընկերություններ
• Խորհրդատվական ընկերություններ
• Իրավաբանական ընկերություններ

Պատասխանատու և համակարգված մոտեցում է պահանջվում մեծածավալ արխիվային փաստաթղթերի սկանավորման ժամանակ: Ինչքան ավելի շատ փաստաթուղթ է հարկավոր լինում թվայնացնել, այնքան ավելի բարդ է փաստաթղթերը սկանավորման պատրաստելը: OSG-ի հիանալի լուծումների համալիրի միջոցով ցանկացած ծավալի արխիվային փաստաթղթերի սկանավորումը կատարվում է արագ և որակով:

Որպեսզի փաստաթղթերի սկանավորումը և ճանաչումը կատարվի առավելագույնս արդյունավետ, OSG-ի մասնագետները փաստաթղթերը կնախապատրաստեն սկանավորման:

Փաստաթղթերի սկանավորման այս փուլում լուծվում է երկու հիմնական խնդիր

• Փաստաթղթերի տեխնիկական մշակում
• Փաստաթղթերի համակարգում

Փաստաթղթերի տեխնիկական մշակման փուլ

Իր մեջ ներառում է սկանավորման համար թղթային կրիչների ֆիզիկական նախապատրաստման գործողությունների համալիր: Դա կախված է.

• սկանավորման ուղարկվող փաստաթղթերի տեսակից և վիճակից
• սկանավորման առջև դրված խնդիրներից

կատարվում է փաստաթղթերի տեխնիկական մշակում: Այս փուլը կարևոր է նրա համար, որպեսզի սկանավորման հետագա գործընթացը լինի առավելագույնս ավտոմատացված:

Փաստաթղթերի թվայնացման այդ փուլում դրանցից հանվում են մետաղական տարրերը, որոնք կարող են խանգարել սկանավորման գործընթացին:

Տեղեկատվության համակարգման փուլ

Աշխատանքների այս փուլում սկանավորման ժամանակ կատարվում է իմաստային վերլուծություն: Կախված նրանից, թե սկանավորման հատկապես որ ծառայություններն են պատվիրված , մասնագետներն իրականացնում են տվյալների տեսակավորման և համակարգման կոմպլեքս աշխատանքներ:

Կարող է իրականացվել սկանավորման ենթակա փաստաթղթերի առանձնացում: Եթե արխիվի ամբողջ ծավալից հարկավոր է սկանավորել միայն որոշակի տեսակի փաստաթղթեր, OSG-ի մասնագետները կկատարեն այդ տեսակավորումը: Այսպիսով, կսկանավորվի միայն այն տեղեկատվությունը, որն իրականում անհրաժեշտ է փոխակերպել էլեկտրոնային տեսքի:

Արխիվային փաստաթղթերի սկանավորման այս փուլում իրականացվում է փաստաթղթերի տեսակավորում` հաշվի առնելով

• խրոնոլոգիական հերթականությունը
• փաստաթղթի տեսակը
• արտաքին տեսքը և վիճակը:

Համակարգման փուլն անչափ կարևոր է փաստաթղթերի հետագա ինդեքսավորմանը պատրաստման համար: Սկանավորված փաստաթղթերին հասանելիության հարմարությունը կախված է նրանից, թե ինչ մանրակրկտությամբ են կատարվել աշխատանքները տվյալների տեսակավորման փուլում:

Ժամանակակից տեխնիկայի հնարավորությունները թույլ են տալիս կատարել փաստաթղթերի սկանավորումն առցանց: Սակայն եթե խոսում ենք մեծ ընկերությունների ամբողջական արխիվի սկանավորման մասին, ապա, անշուշտ, այդպիսի սկանավորումը պետք է կատարվի մասնագիտացված աութսորսինգային ընկերության`OSG Records Management-ի կողմից: Այդպիսի մեթոդը թույլ է տալիս օպտիմալացնել փաստաթղթերի սկանավորումը և որակավորված կատարման դեպքում թղթային փաստաթղթերը վերածում է ինտելեկտուալ էլեկտրոնային արխիվի:

Երբ ընտրեք, թե որտեղ կատարեք փաստաթղթերի սկանավորումը, հարկավոր է հիշել, որ սկանավորման գործընթացը կոմպլեքս լուծումների համալիրի մի մասն է միայն, որը հարկավոր է իրականացնել փաստաթղթաշրջանառության լիարժեք մշակման համար:

Ինչպես է կատարվում փաստաթղթերի սկանավորումը