Փաստաթղթերի արխիվային պահպանում

Փաստաթղթերի արխիվային պահպանում

Տարատեսակ նորմատիվ ակտերն ու կորպորատիվ գործընթացները ենթադրում են բազմաթիվ թղթային փաստաթղթերի, օրինակ` պայմանագրերի, անձնական գործերի, ֆինանսական թղթերի պարտադիր երկարատև պահպանում արխիվներում:

Ընկերությունններում փաստաթղթերի պահպանման հարցում ամենատարածված խնդիրները հաշվապահական հաշվառման և կադրերի փաստաթղթերի պահպանման խնդիրներն են:

Հաշվապահական փաստաթղթերի, հարկային հաշվետությունների փաստաթղթերի, այդ թվում` դրամային փաստաթղթերի (բեռնագրեր, հաշիվ ապրանքագրեր, ակտեր, դրամարկղային փաստաթղթեր, խիստ հաշվառման փաստաթղթեր, այն է` սկզբնական փաստաթղթեր) պահպանման կանոնները կարգավորվում են ՀՀ օրենսդրությամբ: Բացի այդ, գալիս է մի պահ, երբ պահպանվող փաստաթղթերի քանակը շոշափելի խնդիր է դառնում բազմաթիվ պետական և կոմերցիոն ընկերությունների, ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների համար: Անմիջապես ընկերության գրասենյակի տարածքում փաստաթղթերի երկարատև պահպանումը միտում ունի դանդաղեցնել փաստաթղթերի շարժի արագությունը և ընդհանրապես աշխատանքի արդյունավետությունը` չհաշված արխիվի պահպանման ծախսերի մեծացումը:

Մինչ վերջերս կազմակերպությունների և ընկերությունների մեծ մասը նմանատիպ իրավիճակներում ստիպված էր լինում թանկարժեք գրասենյակային տարածքից արխիվի համար հատված առանձնացնել, ինչպես նաև ինքնուրույն հոգ տանել արխիվի ամբողջականության պահպանման մասին, անձնակազմին ուսուցանել փաստաթղթերի պահպանմանը նախապատրաստելու ունակություններին: Փաստաթղթերի պահպանման ոչ կատարյալ պայմանները, հնացած տեխնոլոգիաները և կադրերի հոսունությունը դանդաղեցնում են փաստաթղթերի որոնման արագությունը և պատճառ են դառնում փաստաթղթերի կորստի: OSG-ն առաջարկում է ժամանակակից այլընտրանքային լուծումներ, որոնք թույլ են տալիս կրճատել ծախսերը և բարձրացնել արդյունավետությունը. խոսքը փաստաթղթերի արխիվային պահպանման կազմակերպման մասին է:

Փաստաթղթերի պահպանման ծառայությունը, այսինքն` մասնագիտացված արխիվային համալիրներում փաստաթղթերի բազմաթիվ տեսակների ժամկետների և պահպանման այլ պայմանների մշտական հսկողությամբ փաստաթղթերի դեպոզիտար պահպանման կազմակերպումը, խոշոր ընկերությունների և մեծ փաստաթղթաշրջանառություն ունեցող կազմակերպությունների համար թանկարժեք սեփական արխիվի պահպանման խնդիրների լուծման ժամանակակից այլընտրանքն է:

Փաստաթղթերի պահպանումն արխիվում

Չնայած թվացյալ դժվարությանը ` փաստաթղթերն արխիվային պահպանման պատրաստելը և փաստաթղթերն արխիվ հանձնելը կատարվում են համեմատաբար արագ: OSG-ն կփաթեթավորի Ձեր փաստաթղթերը պահպանման համար հատուկ նախատեսված արկղերում, կտեղափոխի դրանք և կտեղավորի դրանք սեփական արխիվային պահոցներում` փաստաթղթերի պահպանման համար պրոֆեսիոնալ կահավորված տարածքում:

Բացի ապահովությունից և գաղտնիությունից, փաստաթղթերի արտագրասենյակային պահպանումն օժտված է մի շարք օգտակար հատկություններով: Դուք կարող եք ցանկացած պահի պատվիրել փաստաթղթի սկան օրինակը, եթե փաստաթղթերի սկանավորումը նախկինում չի կատարվել e-Արխիվի ծառայությանը համապատասխան, պատվիրել բնօրինակի առաքումը, իսկ օրենսդրությամբ սահմանված փաստաթղթերի արխիվային պահպանման ժամկետի ավարտից հետո`փաստաթղթերի գաղտնի ոչնչացում:

OSG-ի i-Արխիվը բարձրացնում է փաստաթղթերի պահպանման և դրանց կառավարման գործընթացը նոր մակարդակի` փոխանցելով Ձեր ամբողջ արխիվի փաստաթղթերի արխիվային պահպանման կազմակերպումը OSG-ի մասնագետներին: Յուրաքանչյուր փաստաթղթի մասին տեղեկատվությունը փոխանցվում է Ձեր նոր` տվյալների առցանց բազա: Դուք կարող եք պատվիրել ցանկացած փաստաթղթի սկանավորում և ստանալ դա համացանցով կամ պատվիրել բնօրինակի առաքում OSG սուրհանդակի միջոցով:

OSG-ն աշխատում է Ռուսաստանում, Ուկրաինայում, Ղազախստանում, Բելառուսում և Հայաստանում: Մեր մասնագետները խորհրդատվություն կտրամադրեն փաստաթղթերի և գործերի արխիվային հարցերում, ձեռնարկությունում կամ ընկերության ներսում արխիվային փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպման խնդիրներում:

e-Արխիվը նախատեսում է ոչ միայն արխիվի բոլոր փաստաթղթերի պահպանում, այլև Ձեր ամբողջ թղթային արխիվի փաստաթղթերի սկանավորում (թվայնացում): Արդյունքում Դուք ունենում եք ամբողջությամբ թվայնացած արխիվ, իսկ Ձեր թղթային փաստաթղթերն ապահով պահպանվում են OSG պրոֆեսիոնալ արխիվային պահոցներում: Պատկերացրեք ժամանակակից գրասենյակ` առանց ավելորդ թղթերի: Ավելին, Դուք կունենաք շուրջօրյա հասանելիություն բոլոր սկանավորված փաստաթղթերի ֆայլերին որտեղ էլ Դուք լինեք: Էլեկտրոնային տեսքով փաստաթղթերի պահպանումը հարստացնում է Ձեր գործիքակազմը փաստաթղթերը հանգուցային բառերով կամ ատրիբուտներով արագ որոնման անփոխարինելի գործառույթով:

Փաստաթղթերի նախապատրաստումն արխիվային պահպանման

Փաստաթղթերն արխիվային պահպանման հանձնելուն նախապատրաստելն իրականացվում է որակավորված մասնագետների կողմից, ովքեր հստակ հասկանում են դրված խնդիրների կարևորությունը և լրջությունը:

Գրասենյակից դուրս փաստաթղթերի արխիվային պահպանումն ունի բազմաթիվ առավելություններ`սկսած ամենատարրական` գրասենյակային տարածքի խնայումից վերջացրած արխիվն ինքնուրույն պահպանելու վրա ծախսվող ֆինանսական ռեսուրսների տնտեսումով:

Ինչպես է կազմակերպված փաստաթղթերի արխիվային պահպանումն OSG-ում