Փաստաթղթերի արխիվային պահպանում
Տարատեսակ նորմատիվ ակտերն ու կորպորատիվ գործընթացները ենթադրում են բազմաթիվ թղթային փաստաթղթերի, օրինակ` պայմանագրերի, անձնական գործերի, ֆինանսական թղթերի պարտադիր երկարատև պահպանում արխիվներում:
Ընկերությունններում փաստաթղթերի պահպանման հարցում ամենատարածված խնդիրները հաշվապահական հաշվառման և կադրերի փաստաթղթերի պահպանման խնդիրներն են:
Հաշվապահական փաստաթղթերի, հարկային հաշվետությունների փաստաթղթերի, այդ թվում` դրամային փաստաթղթերի (բեռնագրեր, հաշիվ ապրանքագրեր, ակտեր, դրամարկղային փաստաթղթեր, խիստ հաշվառման փաստաթղթեր, այն է` սկզբնական փաստաթղթեր) պահպանման կանոնները կարգավորվում են ՀՀ օրենսդրությամբ: Բացի այդ, գալիս է մի պահ, երբ պահպանվող փաստաթղթերի քանակը շոշափելի խնդիր է դառնում բազմաթիվ պետական և կոմերցիոն ընկերությունների, ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների համար: Անմիջապես ընկերության գրասենյակի տարածքում փաստաթղթերի երկարատև պահպանումը միտում ունի դանդաղեցնել փաստաթղթերի շարժի արագությունը և ընդհանրապես աշխատանքի արդյունավետությունը` չհաշված արխիվի պահպանման ծախսերի մեծացումը:
Մինչ վերջերս կազմակերպությունների և ընկերությունների մեծ մասը նմանատիպ իրավիճակներում ստիպված էր լինում թանկարժեք գրասենյակային տարածքից արխիվի համար հատված առանձնացնել, ինչպես նաև ինքնուրույն հոգ տանել արխիվի ամբողջականության պահպանման մասին, անձնակազմին ուսուցանել փաստաթղթերի պահպանմանը նախապատրաստելու ունակություններին: Փաստաթղթերի պահպանման ոչ կատարյալ պայմանները, հնացած տեխնոլոգիաները և կադրերի հոսունությունը դանդաղեցնում են փաստաթղթերի որոնման արագությունը և պատճառ են դառնում փաստաթղթերի կորստի: OSG-ն առաջարկում է ժամանակակից այլընտրանքային լուծումներ, որոնք թույլ են տալիս կրճատել ծախսերը և բարձրացնել արդյունավետությունը. խոսքը փաստաթղթերի արխիվային պահպանման կազմակերպման մասին է:
Փաստաթղթերի պահպանման ծառայությունը, այսինքն` մասնագիտացված արխիվային համալիրներում փաստաթղթերի բազմաթիվ տեսակների ժամկետների և պահպանման այլ պայմանների մշտական հսկողությամբ փաստաթղթերի դեպոզիտար պահպանման կազմակերպումը, խոշոր ընկերությունների և մեծ փաստաթղթաշրջանառություն ունեցող կազմակերպությունների համար թանկարժեք սեփական արխիվի պահպանման խնդիրների լուծման ժամանակակից այլընտրանքն է:
Փաստաթղթերի պահպանումն արխիվում
Չնայած թվացյալ դժվարությանը ` փաստաթղթերն արխիվային պահպանման պատրաստելը և փաստաթղթերն արխիվ հանձնելը կատարվում են համեմատաբար արագ: OSG-ն կփաթեթավորի Ձեր փաստաթղթերը պահպանման համար հատուկ նախատեսված արկղերում, կտեղափոխի դրանք և կտեղավորի դրանք սեփական արխիվային պահոցներում` փաստաթղթերի պահպանման համար պրոֆեսիոնալ կահավորված տարածքում:
Բացի ապահովությունից և գաղտնիությունից, փաստաթղթերի արտագրասենյակային պահպանումն օժտված է մի շարք օգտակար հատկություններով: Դուք կարող եք ցանկացած պահի պատվիրել փաստաթղթի սկան օրինակը, եթե փաստաթղթերի սկանավորումը նախկինում չի կատարվել e-Արխիվի ծառայությանը համապատասխան, պատվիրել բնօրինակի առաքումը, իսկ օրենսդրությամբ սահմանված փաստաթղթերի արխիվային պահպանման ժամկետի ավարտից հետո`փաստաթղթերի գաղտնի ոչնչացում:
OSG-ի i-Արխիվը բարձրացնում է փաստաթղթերի պահպանման և դրանց կառավարման գործընթացը նոր մակարդակի` փոխանցելով Ձեր ամբողջ արխիվի փաստաթղթերի արխիվային պահպանման կազմակերպումը OSG-ի մասնագետներին: Յուրաքանչյուր փաստաթղթի մասին տեղեկատվությունը փոխանցվում է Ձեր նոր` տվյալների առցանց բազա: Դուք կարող եք պատվիրել ցանկացած փաստաթղթի սկանավորում և ստանալ դա համացանցով կամ պատվիրել բնօրինակի առաքում OSG սուրհանդակի միջոցով:
OSG-ն աշխատում է Ռուսաստանում, Ուկրաինայում, Ղազախստանում, Բելառուսում և Հայաստանում: Մեր մասնագետները խորհրդատվություն կտրամադրեն փաստաթղթերի և գործերի արխիվային հարցերում, ձեռնարկությունում կամ ընկերության ներսում արխիվային փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպման խնդիրներում:
e-Արխիվը նախատեսում է ոչ միայն արխիվի բոլոր փաստաթղթերի պահպանում, այլև Ձեր ամբողջ թղթային արխիվի փաստաթղթերի սկանավորում (թվայնացում): Արդյունքում Դուք ունենում եք ամբողջությամբ թվայնացած արխիվ, իսկ Ձեր թղթային փաստաթղթերն ապահով պահպանվում են OSG պրոֆեսիոնալ արխիվային պահոցներում: Պատկերացրեք ժամանակակից գրասենյակ` առանց ավելորդ թղթերի: Ավելին, Դուք կունենաք շուրջօրյա հասանելիություն բոլոր սկանավորված փաստաթղթերի ֆայլերին որտեղ էլ Դուք լինեք: Էլեկտրոնային տեսքով փաստաթղթերի պահպանումը հարստացնում է Ձեր գործիքակազմը փաստաթղթերը հանգուցային բառերով կամ ատրիբուտներով արագ որոնման անփոխարինելի գործառույթով:
Փաստաթղթերի նախապատրաստումն արխիվային պահպանման
Փաստաթղթերն արխիվային պահպանման հանձնելուն նախապատրաստելն իրականացվում է որակավորված մասնագետների կողմից, ովքեր հստակ հասկանում են դրված խնդիրների կարևորությունը և լրջությունը:
Գրասենյակից դուրս փաստաթղթերի արխիվային պահպանումն ունի բազմաթիվ առավելություններ`սկսած ամենատարրական` գրասենյակային տարածքի խնայումից վերջացրած արխիվն ինքնուրույն պահպանելու վրա ծախսվող ֆինանսական ռեսուրսների տնտեսումով:
Ինչպես է կազմակերպված փաստաթղթերի արխիվային պահպանումն OSG-ում
1.
Մուտք i-Արխիվին
2.
Պահպանման ապահովում
3.
Փաստաթղթերի տեղափոխում Արխիվ
4.
Ստելաժների վրա տեղավորում
5.
Անհրաժեշտ փաստաթղթի ստացում
6.
Գաղտնի ոչնչացում
Փաստաթղթերի արխիվային պահպանման ծառայության օգտակար հղումներ
Դիմեք OSG այսօր
Իրականացրեք Ձեր երազանքները: Դիմեք խորհրդատուներին.