Փաստաթղթերի արխիվային պահպանում

Փաստաթղթերը պահվում են պրոֆեսիոնալ արխիվում և Դուք ապահով եք դրանց անվտանգության և գաղտնիության հարցում, որովհետև փաստաթղթերին հասանելիություն, դրանց առաքման, սկանավորման, մշակման, կրկնօրինակման պատվերի իրավունք ունեն միայն այն աշխատակիցները, ում Դուք ինքներդ եք նշանակել և գրանցել թղթային փաստաթղթերի կառավարման պրոֆեսիոնալ համակարգում` i-Արխիվում:
Փաստաթղթերի արտագրասենյակային պահպանումը կրճատում է թանկարժեք գրասենյակային տարածքի ծախսերը: Փաստաթղթերը OSG պահպանման ընդունելու ժամանակ գրանցումը թույլ է տալիս արագորեն պատվիրել և անվտանգ ստանալ Ձեզ անհրաժեշտ ցանկացած փաստաթղթի բնօրինակը կամ սկան պատճեն: Փաստաթղթերի որոնման ժամանակը կրճատվում է անգամներով: Աշխատակիցները ծախսում են իրենց աշխատաժամանակը թիրախային խնդիրների լուծման վրա, ինչը հանգեցնում է ընկերության հաջողությանը և շահույթի բարձացմանը:
Յուրաքանչյուր փաստաթուղթ ունի օրենսդրությամբ սահմանաված պահպանման ժամկետ, որի ընթացքում վերահսկող մարմինները կարող են պահանջել այդ փաստաթղթերը և Դուք պարտավոր եք դրանք տրամադրել: Սահամանված ժամկետում դրանք չտրամադրելու դեպքում ընկերությունը ռիսկի է դիմում տուգանվել: Փաստաթղթերի կառավարման պրոֆեսիոնալ համակարգը բացառում է ընկերության տուգանվելը, երաշխավորում է փաստաթղթերի ամբողջականության պահպանումն ամբողջ պահպանման ժամկետի ընթացքում և թույլ է տալիս արխիվից արագորեն ստանալ փաստաթղթի բնօրինակը:
Փաստաթղթերը պահպանվում են անվտանգության հակահրդեհային և կլիմայի կարգավորման համակարգերով ապահովված պրոֆեսիոնալ արխիվային պահոցներում: Պահոցների մեծ մասը համապատասխանում են A և A+ դասի ստանդարտներին: Յուրաքանչյուր պահոց ստրատեգիական նշանակության օբյեկտ է. դրանց անվտանգության կենտրոնական համակարգը և տեխնիկական ապահովումը երաշխավորում են փաստաթղթերի ֆիզիկական պահպանվածությունը: Ապահովված է ընկերության ղեկավարության և ֆինանսական ծառայության աշխատակիցների իրավական անվտանգությունը. օրենքով պահանջվող բոլոր փաստաթղթերն ամբողջական են և հասանելի օր ու գիշեր:
Օրենքով պահանջվող բոլոր փաստաթղթերը հասանելի են վերահսկող մարմինների առաջին իսկ պահանջով: Տվյալները պահպանվում են օրենքով սահմանված պահպանման ժամկետներին համապատասխան: Ընկերության ղեկավարությունը պաշտպանված է քրեական և վարչական պատասխանատվության ենթարկվելու ռիսկից, ինչը սահմանվում է փաստաթղթերի մշակման և պահպանվածության խախտման դեպքում:
Կառավարեք Ձեր փաստաթղթերը փաստաթղթերի կառավարման ինտելեկտուալ համակարգի ` i-Արխիվի օգնությամբ: i-Արխիվի ինտերֆեյսը պարզ է և ինտուիտիվ հասկանալի, Դուք և Ձեր աշխատակիցները կարող եք միանգամից սկսել աշխատել i-Արխիվում` առանց հատուկ նախապատրաստման և ուսուցման: Օրինակ, Դուք կարող եք պատվիրել փաստաթղթի սկան պատճեները և ստանալ այն պատվերի նույն կամ հաջորդ աշխատանքային օրը:
Ցանկացած փաստաթղթի արագ և հստակ որոշումը թույլ է տալիս օպերատիվորեն աշխատել հաճախորդների ցանկացած հարցման հետ: Փաստաթղթերի պահպանման ծախսերի կրճատումը և արդյունավետ փաստաթղթաշրջանառության կազմակերպումը Ձեզ թույլ են տալիս Ձեր հաճախորդներին տրամադրել լավագույն լուծումները և լավագույն սպասարկումը: Ժամանակակից փաստաշրջանառությունը նպաստում է կառավարչական որոշումների արագ ընդունմանը: Դուք ունենում եք մեծ հաջողություն, իսկ Ձեր ընկերությունն աճում է:

Փաստաթղթերի արխիվային պահպանում

Տարատեսակ նորմատիվ ակտերն ու կորպորատիվ գործընթացները ենթադրում են բազմաթիվ թղթային փաստաթղթերի, օրինակ` պայմանագրերի, անձնական գործերի, ֆինանսական թղթերի պարտադիր երկարատև պահպանում արխիվներում:

Ընկերությունններում փաստաթղթերի պահպանման հարցում ամենատարածված խնդիրները հաշվապահական հաշվառման և կադրերի փաստաթղթերի պահպանման խնդիրներն են:

Հաշվապահական փաստաթղթերի, հարկային հաշվետությունների փաստաթղթերի, այդ թվում` դրամային փաստաթղթերի (բեռնագրեր, հաշիվ ապրանքագրեր, ակտեր, դրամարկղային փաստաթղթեր, խիստ հաշվառման փաստաթղթեր, այն է` սկզբնական փաստաթղթեր) պահպանման կանոնները կարգավորվում են ՀՀ օրենսդրությամբ: Բացի այդ, գալիս է մի պահ, երբ պահպանվող փաստաթղթերի քանակը շոշափելի խնդիր է դառնում բազմաթիվ պետական և կոմերցիոն ընկերությունների, ձեռնարկությունների և կազմակերպությունների համար: Անմիջապես ընկերության գրասենյակի տարածքում փաստաթղթերի երկարատև պահպանումը միտում ունի դանդաղեցնել փաստաթղթերի շարժի արագությունը և ընդհանրապես աշխատանքի արդյունավետությունը` չհաշված արխիվի պահպանման ծախսերի մեծացումը:

Մինչ վերջերս կազմակերպությունների և ընկերությունների մեծ մասը նմանատիպ իրավիճակներում ստիպված էր լինում թանկարժեք գրասենյակային տարածքից արխիվի համար հատված առանձնացնել, ինչպես նաև ինքնուրույն հոգ տանել արխիվի ամբողջականության պահպանման մասին, անձնակազմին ուսուցանել փաստաթղթերի պահպանմանը նախապատրաստելու ունակություններին: Փաստաթղթերի պահպանման ոչ կատարյալ պայմանները, հնացած տեխնոլոգիաները և կադրերի հոսունությունը դանդաղեցնում են փաստաթղթերի որոնման արագությունը և պատճառ են դառնում փաստաթղթերի կորստի: OSG-ն առաջարկում է ժամանակակից այլընտրանքային լուծումներ, որոնք թույլ են տալիս կրճատել ծախսերը և բարձրացնել արդյունավետությունը. խոսքը փաստաթղթերի արխիվային պահպանման կազմակերպման մասին է:

Փաստաթղթերի պահպանման ծառայությունը, այսինքն` մասնագիտացված արխիվային համալիրներում փաստաթղթերի բազմաթիվ տեսակների ժամկետների և պահպանման այլ պայմանների մշտական հսկողությամբ փաստաթղթերի դեպոզիտար պահպանման կազմակերպումը, խոշոր ընկերությունների և մեծ փաստաթղթաշրջանառություն ունեցող կազմակերպությունների համար թանկարժեք սեփական արխիվի պահպանման խնդիրների լուծման ժամանակակից այլընտրանքն է:

Փաստաթղթերի պահպանումն արխիվում

Չնայած թվացյալ դժվարությանը ` փաստաթղթերն արխիվային պահպանման պատրաստելը և փաստաթղթերն արխիվ հանձնելը կատարվում են համեմատաբար արագ: OSG-ն կփաթեթավորի Ձեր փաստաթղթերը պահպանման համար հատուկ նախատեսված արկղերում, կտեղափոխի դրանք և կտեղավորի դրանք սեփական արխիվային պահոցներում` փաստաթղթերի պահպանման համար պրոֆեսիոնալ կահավորված տարածքում:

Բացի ապահովությունից և գաղտնիությունից, փաստաթղթերի արտագրասենյակային պահպանումն օժտված է մի շարք օգտակար հատկություններով: Դուք կարող եք ցանկացած պահի պատվիրել փաստաթղթի սկան օրինակը, եթե փաստաթղթերի սկանավորումը նախկինում չի կատարվել e-Արխիվի ծառայությանը համապատասխան, պատվիրել բնօրինակի առաքումը, իսկ օրենսդրությամբ սահմանված փաստաթղթերի արխիվային պահպանման ժամկետի ավարտից հետո`փաստաթղթերի գաղտնի ոչնչացում:

OSG-ի i-Արխիվը բարձրացնում է փաստաթղթերի պահպանման և դրանց կառավարման գործընթացը նոր մակարդակի` փոխանցելով Ձեր ամբողջ արխիվի փաստաթղթերի արխիվային պահպանման կազմակերպումը OSG-ի մասնագետներին: Յուրաքանչյուր փաստաթղթի մասին տեղեկատվությունը փոխանցվում է Ձեր նոր` տվյալների առցանց բազա: Դուք կարող եք պատվիրել ցանկացած փաստաթղթի սկանավորում և ստանալ դա համացանցով կամ պատվիրել բնօրինակի առաքում OSG սուրհանդակի միջոցով:

OSG-ն աշխատում է Ռուսաստանում, Ուկրաինայում, Ղազախստանում, Բելառուսում և Հայաստանում: Մեր մասնագետները խորհրդատվություն կտրամադրեն փաստաթղթերի և գործերի արխիվային հարցերում, ձեռնարկությունում կամ ընկերության ներսում արխիվային փաստաթղթերի պահպանման կազմակերպման խնդիրներում:

e-Արխիվը նախատեսում է ոչ միայն արխիվի բոլոր փաստաթղթերի պահպանում, այլև Ձեր ամբողջ թղթային արխիվի փաստաթղթերի սկանավորում (թվայնացում): Արդյունքում Դուք ունենում եք ամբողջությամբ թվայնացած արխիվ, իսկ Ձեր թղթային փաստաթղթերն ապահով պահպանվում են OSG պրոֆեսիոնալ արխիվային պահոցներում: Պատկերացրեք ժամանակակից գրասենյակ` առանց ավելորդ թղթերի: Ավելին, Դուք կունենաք շուրջօրյա հասանելիություն բոլոր սկանավորված փաստաթղթերի ֆայլերին որտեղ էլ Դուք լինեք: Էլեկտրոնային տեսքով փաստաթղթերի պահպանումը հարստացնում է Ձեր գործիքակազմը փաստաթղթերը հանգուցային բառերով կամ ատրիբուտներով արագ որոնման անփոխարինելի գործառույթով:

Փաստաթղթերի նախապատրաստումն արխիվային պահպանման

Փաստաթղթերն արխիվային պահպանման հանձնելուն նախապատրաստելն իրականացվում է որակավորված մասնագետների կողմից, ովքեր հստակ հասկանում են դրված խնդիրների կարևորությունը և լրջությունը:

Գրասենյակից դուրս փաստաթղթերի արխիվային պահպանումն ունի բազմաթիվ առավելություններ`սկսած ամենատարրական` գրասենյակային տարածքի խնայումից վերջացրած արխիվն ինքնուրույն պահպանելու վրա ծախսվող ֆինանսական ռեսուրսների տնտեսումով:

Ինչպես է կազմակերպված փաստաթղթերի արխիվային պահպանումն OSG-ում

1.

Մուտք i-Արխիվին
Պայմանագիր կնքելուց անմիջապես հետո Ձեզ կտրամադրվի i-Արխիվ մուտքի հասանելիություն: Ձեր ընկերության պատասխանատու աշխատակիցները կստանան այդ համակարգին անհատականացված հասանելիություն: i-Արխիվի միջոցով Դուք ձևակերպում եք փաստաթղթերն արտագրասենյակային պահպանման հանձնելը, պատվիրում եք փաստաթղթերի սկան պատճեները կամ փաստաթղթերի բնօրինակների առաքումը Ձեր գրասենյակ: Այս համակարգի միջոցով կարելի է նաև պատվիրել փաստաթղթերի արխիվային մշակում, e-Արխիվի ստեղծում և այլ ծառայություններ:

2.

Պահպանման ապահովում
Ձեր փաստաթղթերը պահպանվում են OSG հսկայական արխիվային պահոցներում` բազմահազար այլ փաստաթղթերի հետ միասին: Փաստաթղթերը տեղավորված են հատուկ արխիվային արկղերում, որոնք բացարձակապես նման են և անանուն: OSG արխիվային արկղերը պատրաստված են բարձորակ գոֆրե ստվարաթղթից, դիմանում են մեծ ճնշումների և տեղավորում են մինչև 2500 փաստաթուղթ: Արկղի կառուցվածքը պաշտպանում է փաստաթուղթն արտաքին վնասումից:

3.

Փաստաթղթերի տեղափոխում Արխիվ
Փաստաթղթերն ստանալու պահին մեր սուրհանդակները յուրաքանչյուր արկղի վրա փակցնում են յուրահատուկ շտրիխ կոդ: Շտրիխ կոդերն սկանավորվում են փաստաթղթերի տեղաշարժի ամեն մի փուլում` փաստաթղթերն OSG աշխատակիցներին հանձնելիս, պահոց առաքելիս, փաստաթղթերն արխիվային մշակման հանձնելիս կամ սկանավորման և ստելաժների վրա տեղավորելիս: Այսպիսով, յուրաքանչյուր պահի Դուք հստակ գիտեք, թե որտեղ են Ձեր փաստաթղթերը:

4.

Ստելաժների վրա տեղավորում
Պահոց փաստաթուղթ ստանալիս անանուն շտրիխկոդավորված արկղերը մենք տեղավորում ենք արխիվային ստելաժների վրա: Արկղերը տեղաբաշխվում են արխիվի տարբեր ստելաժների վրա` առանց ըստ հաճախորդների խմբավորելու: Յուրաքանչյուր արկղ գտնվում է որոշակի վայրում, մենք միշտ գիտենք, թե որտեղ է կոնկրետ գտնվում արկղը կամ փաստաթուղթը, որը Դուք պատվիրել եք առաքման, սկանավորման, արխիվային մշակման կամ գաղտնի ոչնչացման:

5.

Անհրաժեշտ փաստաթղթի ստացում
i-Արխիվի միջոցով ցանկացած պահի կարող եք պատվիրել Ձեզ անհրաժեշտ փաստաթղթի սկան կրկնօրինակը կամ բնօրինակի առաքումը գրասենյակ: Փաստաթղթի սկան պատկերը կամ բնօրինակը Դուք կստանաք պատվերի կատարման նույն կամ հաջորդ օրը: Ձեր պատվերով որակավորված մասնագետները կարող են կատարել փաստաթղթերի արխիվային մշակում, փորձաքննությամբ արժեքավորում, արխիվային ցուցակագրում: OSG-ի մասնագետները նաև կարող են թվայնացնել Ձեր փաստաթղթերը: Կառավարել փաստաթղթերը i-Արխիվի միջոցով հեշտ է:

6.

Գաղտնի ոչնչացում
Մենք կօգնենք Ձեզ որոշել Ձեր փաստաթղթերի պահպանման ժամկետները` կատարելով փաստաթղթերի փորձագիտությամբ արժեքավորում, ինչից հետո դրանք կարելի է ոչնչացնել: Պահպանման ժամկետի ավարտից հետո, ըստ Ձեր ցանկության, փաստաթղթերը միմանգամից կուղարկվեն կամ գաղտնի ոչնչացման, կամ մենք կշարունակենք դրանք պահպանել: Ձեր տվյալները պաշտպանված են փաստաթղթի ամբողջ կենսափուլի ընթացքում:
Կատարել հարցում հիմա

Փաստաթղթերի արխիվային պահպանման ծառայության օգտակար հղումներ

OSG կայքը հնարավորություն է տալիս այցելուներին մանրամասն ուսումնասիրել տեղեկատվության և փաստաթղթերի կառավարման հարցերը: Օգտագործեք հղումները և այցելեք մեր` Ձեռանարկներ և ուղեցույցեր ենթաբաժինը:

Տեղեկացեք ավելին ընկերության մասին

Դիմեք OSG այսօր

Իրականացրեք Ձեր երազանքները: Դիմեք խորհրդատուներին. +374 10 743460

Շնորհակալություն: Ձեր հաղորդագրությունը հաջությամբ ուղարկվել է: Մենք կպատասխանենք Ձեզ մոտակա ժամանակում:
OSG Records Management +374 10 743460.